«Η Βουλή των Αντιπροσώπων ενέκρινε στις 27.3.2020, νομοσχέδιο που παρέχει τη δυνατότητα στα συλλογικά όργανα της κεντρικής διοίκησης και του ευρύτερου δημόσιου τομέα να συνεδριάζουν και να λαμβάνουν αποφάσεις μέσω τηλεδιάσκεψης ως νόμιμη μέθοδο σύγκλησης διοικητικών οργάνων. Η Ολομέλεια της Βουλής έκρινε αναγκαία την τροποποίηση του βασικού νόμου του περί Γενικών Αρχών του Διοικητικού Δικαίου Νόμου 158(Ι)/1999 μετά τις ραγδαίες επιπτώσεις από την πανδημία του κορωνοϊού. Μέχρι τώρα απαιτείτο η φυσική παρουσία των μελών των διοικητικών οργάνων με αποτέλεσμα να δημιουργείται δυσχέρεια στην νόμιμη σύγκληση των διοικητικών οργάνων και γενικότερα μεγάλη καθυστέρηση στην λήψη αποφάσεων.
Η νέα αυτή τροποποίηση του βασικού νόμου καθιστά την τηλεδιάσκεψη πλέον αποδεκτή μέθοδο συνεδρίασης ενός συλλογικού οργάνου για την λήψη νόμιμων αποφάσεων.
Με τις τροποποιήσεις στα άρθρα 2, 21 και 23 και την προσθήκη των άρθρων 62 και 63 του βασικού νόμου, η ειδοποίηση των μελών με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή με άλλο ηλεκτρονικό μέσο στην ηλεκτρονική διεύθυνση, θεωρείται ως νόμιμη και οι αποφάσεις για σκοπούς διαπίστωσης απαρτίας, μέσω τηλεδιασκέψεως λογίζονται ως νόμιμες νοουμένου ότι σε κάθε περίπτωση τηρείται πρακτικό για τους λόγους συμμετοχής του κάθε μέλους στη συνεδρία μέσω τηλεδιάσκεψης.
Οι σύγχρονες όμως αυτές τροποποιήσεις, δεν πρέπει να αφεθούν να δημιουργήσουν συνθήκες χαλάρωσης στην τήρηση των υπόλοιπων τύπων του πυρήνα της νόμιμης σύγκλησης των συλλογικών οργάνων. Ειδικότερα αλλά όχι αποκλειστικά, θα πρέπει να καταγράφεται από τον Πρόεδρο του κάθε οργάνου η ύπαρξη απαρτίας με την πρόσβαση όλων των παρόντων μελών στην πλατφόρμα σύνδεσης καθώς και οι λόγοι για τους οποίους δεν μπορεί να γίνει η συνεδρία με την φυσική παρουσία όλων των μελών. Θα πρέπει βέβαια, να δηλώνεται ρητώς, η αιτιολογία των μελών που απουσιάζουν και η αποχώρηση αυτών κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης αν τούτο λάβει χώρα. Για τη διαφύλαξη της νόμιμης σύνθεσης του οργάνου κατά τη συζήτηση και λήψη της απόφασης, θα πρέπει να καταγράφεται επίσης η αποχώρηση των παρευρισκομένων αφού δεν θα πρέπει να παρίστανται αλλά πρόσωπα πλην του πρακτικογράφου. Συνεπώς θα πρέπει να τεκμηριώνεται η «αποχώρηση» αυτών των μη δικαιούχων ατόμων από την τηλεδιάσκεψη. Θα πρέπει πρόσθετα, να υπάρχει τεκμηρίωση στον φυσικό διοικητικό φάκελο, ότι τα μέλη που παρίστανται στην συνεδρία μέσω τηλεδιάσκεψης έχουν λάβει την ημερήσια διάταξη μέσω ηλεκτρονικών μέσων και έχουν ενώπιον τους το πλήρες περιεχόμενο του διοικητικού φακέλου επί του οποίου θα ληφθεί η οποιαδήποτε απόφαση».
